İK yazılımı diğer adıyla insan kaynakları yazılımı, personellerin departman ve iletişim bilgileriyle beraber pek çok veriye ulaşılmasını sağlayan özel bir programdır. İK yazılımı sayesinde sistem üzerindeki tüm bilgiler aynı anda bir araya getirilerek ilişkilendirilir. Bu sayede kullanıma hazır halde bekletilir ve talep edildiği her an güncellenebilir.
Günümüz otomasyonları yaşamın bir parçası haline gelmiştir. Özellikle de insan kaynakları yönetimi üzerine yoğunlaşarak hazırlanan yazılımların birçok avantajı bulunmaktadır. Personelin departman verileriyle beraber puantaj kayıtları, yönetici bilgileri, şirket için eğitimler, açık pozisyonlar ve yıllık izin ile diğer talepler, İK yazılımları sayesinde takip edilmektedir.
İnsan Kaynakları Yazılımı Kullanmanın Önemli
İnsan kaynakları yazılımı ne işe yarar sorusu aslında birçok kişi tarafından merak edilmektedir. İlk olarak az sayıda personele sahip olan firmaların İK yönetiminde basit araçlar kullanılabilir. Fakat çalışan personel sayısının artması, insan kaynakları yönetiminin daha profesyonel bir şekilde yönetilmesini gerektirir. Kurumsallaşan firmalar personellerin izin yönetimi, özlük bilgilerinin saklanması, bilgi güncelleme, ödemelerin takibi ve benzeri tüm işlemleri insan kaynakları programı / yazılımı üzerinden yönetmek zorundadır.
Yine personel sayısı arttıkça yöneticiler açısından da zorlaşan bu süreçte kurumsallaşmaya geçişi hızlandırmak adına İK yazılımı kullanımı her zaman önemlidir. Firmaların bilgi bankası olarak adlandırılan İK yazılımları sayesinde geçmiş dönem iş başvuruları, görüşme yapılan personel bilgileri, işten ayrılan personel kayıtları ve daha pek çok bilgi takip edilebilir.
Personelleri yakından tanımanızı sağlayan insan kaynakları yazılımı sayesinde çalışanların eğitimlerini kayıt altında alabilir, sertifika bilgilerini kontrol edebilir, yetkinliklerini inceleyerek kariyerlerine yön verebilirsiniz. Ayrıca iş başvurularında en uygun adayı işe almak için tarafınıza gönderilen CV’leri tek tek incelemek yerine, İK yazılımı sayesinde kriterinize uygun aday bilgilerine anında ulaşabilirsiniz.
En önemlisi de çalışan sayısının artmasına bağlı olarak firmaların performans sistemleri gelişmiş düzeylerde kullanılmalıdır. Çünkü çalışanlara yıllık hedefler doğrultusunda geri bildirim vermek ve hedeflere göre performans değerlemesi yapmak için de mutlaka İK yazılımları kullanılmalıdır. Özetle bu yazılımlar firmanızdaki tüm işlemlerin kısa sürede tamamlanmasını, yöneticilerle ekipler arasındaki süreçlerin yönetilmesi sağlar.
İnsan Kaynakları Yazılımı Kullanmanın Avantajları
İnsan kaynakları yazılımı kullanmanın hem yöneticiler hem de çalışanlar için pek çok avantajı vardır. Bunlar;
- Mevzuatın gerekliliklerine uyulmasını sağlar.
- Süreçlerin tamamı otomatize edilir ve bu sayede verimlilik artar.
- Operasyonla işler hızlı ve kolayca yürür.
- Hatalı işlemler engellenir.
- Manuel işlemlerden dolayı ortaya çıkan zaman kaybı minimum düzeye iner.
En önemlisi de İK yazılımı çalışanların verimliliğini artırır. Personelin memnuniyet düzeyi arttıkça verimi artarken ayrıca yöneticilerle çalışan arasındaki disiplini de sağlanmış olunur. Sonuç olarak işverenler çalışanlarını her zaman paydaş olarak görmeli ve teknolojik tüm gelişmeleri onların daha verimli çalışması için kullanmalıdır.