Masraf ve avans yönetimi her işletme için gerekli olan uygulamaları içerir. Bu süreçte masraf ve avans yazılımı kullanarak takipler yapılabilir. Özellikle de işgücü hacmi yüksek olan işletmelerde personellerin her anlamda takibinin yapılabilmesi için bazı yazılımlara ihtiyaç duyulur. Bunlardan biri de maaş ve avans takibinin yapılması için hazırlanan yazılımlardır.
Maaş Takibi
Maaş takibi bordro üzerinden yapılır. İşçilerin ya da işverenin gerçekleştirdiği bu takip sırasında bordroda işçinin aylık brüt ücreti ile beraber ek ödemeler, net ücret ve yapılan kesintiler görüntülenebilir. Ayrıntılı bir belge olan maaş bordrosunda işçinin adı ve soy adı, ödeme yapılan tarih, fazla çalışma ücretleri, tatil ücreti, bayram ve hafta sonu çalışma ücretleri, işveren imzası, ücretten kesilen icra, vergi ve benzeri tutarların tamamı kontrol edilebilir.
Artık hem işçi hem de işveren, kağıt ortamında hazırlanan maaş bordrosunu dijital ortamda da takip edebilme şansına sahiptir. Maaş takip yazılımı tam da bu süreçte ihtiyaç duyulan programlardan biridir.
Avans Takibi
Avans kavramı, işçilerin maaş gününe yakın veya uzak tarihte talep ederek alabildiği ödemedir. Avans ayrıca işçinin çalışmadığı günlerin ödemesini maaş tarihinden önce alması anlamına gelir. Avans genelde işçilerin acil nakit ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik olarak işverenden talep edilir. İş Kanunu’nda özel bir yere sahip olmayan avans taleplerinin işveren tarafından kısa sürede reddedilebileceği unutulmamalıdır. Artık avans takibi de özel yazılımlar sayesinde detaylı olarak takip edilebilmektedir. Yani talep edilen avansın miktarı ve tarihi, masraf ve avans yönetimi kapsamında erişilerek bu bilgiler muhafaza edilebilir.
Kimler Masraf ve Avans Yazılımı Kullanabilir?
Masraf ve avans takip sürecini yöneten birimler her firmada farklı olabilir. Küçük ölçekli işletmelerle şahıs şirketleri genelde şirket bünyesinde muhasebeci uzmanı istihdam eder. Bazen de dışarıdan mali müşavir desteği alabilir. Bu tür işletmelerin muhasebe ekibi masraf ve avans yazılımı kullanarak gerekli takibi yapmaktadır. Kurumsal işletmelerde ise İK’da çalışan bordro uzmanları masraf ve avans yönetimi sürecini yönetebilir.
Masraf ve Avans Yazılımının Avantajları Nelerdir?
Bu yazılımları kullanarak birçok avantajdan yararlanılabilir. Öncelikle dijital ortamda personellerin maaş ve avans takibi yapılabilirken personele ödenen maaşlarla beraber kesilen primlerin tamamı kontrol edilebilir. Yine bu yazılımlar sayesinde firma bünyesinde çalışan personellerin ödemeleriyle ilgili raporlar elde edilirken personellerin kişisel bilgileri de kayıt altında tutulabilir.
Masraf ve avans yönetiminde önemi bir yere sahip olan bu yazılımların seçiminde bazı kriterlere dikkat edilmelidir. Başlangıçta deneme sürümü olan yazılımlar tercih edilmeli ve yazılımın tüm detayları öğrenilmelidir. Ayrıca maaş ve avans yazılımı seçerken raporlama özelliklerinin gelişmiş olması gerekir. Son olarak maliyet açısından avantaj sağlaması adına bulut tabanlı yazılımların kullanılması ve pratik bir veri paylaşımının gerçekleştirilmesi önemlidir.